Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif et Comptable pour intégrer notre équipe et contribuer à la gestion administrative et comptable de l’entreprise. Sous la supervision de l’Attachée de Direction Générale, vous jouerez un rôle clé dans le suivi des opérations quotidiennes.

Gestion des Services Généraux : 

• Suivi des besoins logistiques : commandes de fournitures, gestion des prestataires, contrats de maintenance et suivis opérationnels obligatoires, gestion de la flotte de véhicules. 

• Supervision du bon fonctionnement des infrastructures (réparations, équipements, maintenances). 

• Respect des normes d’hygiène et de sécurité dans les locaux en coordination avec les prestataires. 

• Participation à l’organisation d’événements internes et externes (organisation, réservations, etc.) 

• Gestion des bureaux secondaires d’Incidences. 

• Suivi et coordination administrative.

Gestion documentaire et administrative : 

• Participation à la mise en place de processus liés à la gestion documentaire de la société. 

• Optimisation des pratiques internes dans l’espace partagé digital Microsoft 365. 

• Suivi et coordination de l’espace partagé Microsoft 365 pour assurer les processus de partage et de gestion. 

• Gestion des documents administratifs (traitement, classement, archivage).

• Suivi des dossiers du personnel (contrats, absences, congés).

Intégration des nouveaux collaborateurs :  

• Organisation de l’accueil des nouveaux collaborateurs : espaces de travail, équipements nécessaires. 

• Coordination des accès informatiques, téléphoniques et physiques (badges, outils collaboratifs, etc.). 

• Préparation et mise à jour des supports d’intégration (guides, plannings, présentations). 

• Facilitation de la mise en relation avec les équipes et services internes. 

Comptabilité :  

• Saisie des pièces comptables (clients, fournisseurs, trésorerie, notes de frais). 

• Rapprochement des bons de commande, bons de livraison et factures. 

• Participation à la clôture comptable et aux écritures d’inventaire. 

• Suivi des factures impayées et relances clients/fournisseurs. 

Le profil idéal pour remplir ce rôle :  

• Vous maîtrisez les outils bureautiques (Microsoft 365 et Pack Office : Word, Excel, PowerPoint etc). 

• Vous maîtrisez la gestion administrative et la logistique du quotidien. 

• Connaissance de la réglementation fiscale et sociale en vigueur est un plus.

• Vous avez un très bon niveau rédactionnel (règles orthographiques et grammaticales maîtrisées) et l’anglais parlé et écrit est un bonus apprécié. 

• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et avez le sens des priorités. 

• Polyvalent(e) et proactif(ve), vous savez gérer plusieurs tâches simultanément. 

• Vous avez envie d’intégrer une jeune structure agile, en croissance où la place est donnée à la proactivité et à l’autonomie. Vous serez force de propositions et d’innovations tout en restant pragmatique et rigoureux(se). 

• Formation : Bac +2 en comptabilité, gestion ou administration 

• Expérience : minimum 2 ans d’expérience  

Rattachement hiérarchique :  Attachée de Direction Générale 

Localisation  : Au siège de Montpellier avec possibilité de deux jours de télétravail par semaine.

Contrat : CDI